Auteur(s) : Yam, Clément
Directeur : Lemaire, Célia
Composante : EMS
Date de création : 30-06-2015

Description : Contrôle de Gestion, A l’origine de cette recherche, une réflexion sur la place que tient l’informatique décisionnelle (ou la business intelligence) dans le métier de contrôleur de gestion. La BI est définie comme étant un outil permettant de collecter, rassembler et uniformiser les données situées au sein de différentes sources de l’entreprise, puis de les présenter de manière simplifiée et intuitive en vue d’offrir une aide à la décision à l’entreprise. L’aide à la décision faisant aussi partie du champ du contrôleur de gestion, l’utilisation des outils BI peut donc être complémentaire à l’exercice de ce métier. En l’occurrence, au sein de U-Shin Access Mechanism, l’informatique décisionnelle tient un rôle essentiel dans la réalisation de reporting mensuels et dans la communication des prévisions et des budgets. D’autant plus que, d’après plusieurs témoignages, l’évolution des systèmes d’information et de la BI a fortement fait évoluer le métier de contrôleur de gestion. Tout cela m’a amené à me poser la question : dans quelle mesure l’informatique décisionnelle contribue-t-elle à l'évolution et à l'exercice du métier de contrôleur de gestion au sein des organisations ? Avant toute chose il convient de décrire le rôle joué par les outils BI au sein des organisations en expliquant le chemin parcouru par les données en allant de leur enregistrement à leur transformation en intelligence. Tout d’abord, avant de pouvoir être analysées, les données sont saisies au sein de différentes sources ou logiciels informatiques. Ces sources peuvent êtres des tableurs Excel ou des logiciels spécialisés et adaptés pour chaque fonction de l’entreprise. Cependant, la multiplicité de fichiers Excel ou de logiciels différents peut créer plusieurs versions pour le même type d’information, d’autant plus que ces fichiers ne sont pas connectés entre eux. C’est pour cela que l’utilisation d’un ERP (Progiciel de Gestion Intégré) s’impose pour éviter la redondance d’information et de n’avoir qu’une seule version des données. Idéalement, un unique ERP est utilisé au sein de chaque fonction de l’organisation. Les informations peuvent aussi arriver sous différents formats en fonction du logiciel utilisé pour enregistrer les données. En effet, elles peuvent être communiquées en forme de fichier plat, Excel ou provenir de bases de données relationnelles retrouvées dans les ERP et les CRM. Ces informations vont ensuite être extraites de leurs sources, transformées sous un format unique et chargées au sein d’une base de données et plus particulièrement au sein d’un data warehouse. Ce processus est appelé ETL (Extract, Transform and Load) et est une étape cruciale pour transformer l’information en intelligence. Les data warehouses ou entrepôts de données représentent donc les serveurs où vont être stockées toutes les données provenant des différentes sources de l’organisation. Grâce à cela, les utilisateurs auront un accès direct et facilité à toutes ces informations ne nécessitant plus d’aller les chercher au sein des différentes divisions. D’ailleurs, l’accès à ces informations se fait via un EIP (Enterprise Information Portal) ou désormais avec l’émergence de la BI 2.0 et 3.0 à partir de tout objet ayant un accès à internet. Ces derniers ont par ailleurs contribué au développement de l’information en temps réel qui permet à ses utilisateurs de disposer des informations les plus récentes et ainsi réagir le plus rapidement possible aux changements environnementaux. Enfin, cet accès va donner l’opportunité aux utilisateurs d’exploiter ces informations et donc d’effectuer des analyses. En l’occurrence, les outils BI sont fréquemment utilisés pour réaliser des analyses OLAP et du data mining qui vont nous permettre une analyse en détail des informations mais aussi de découvrir et détecter des corrélations entre elles. Aussi, les contrôleurs de gestion vont pouvoir bénéficier de la mise en place de ces outils pour effectuer des reportings financiers à destination des décideurs mais aussi pour mettre en place des tableaux de bord BI. Ces derniers outils vont permettre d’étendre la diffusion des indicateurs de performance et autres informations à l’ensemble de l’organisation, et ce sous une interface simplifiée et intuitive. Plusieurs effets engendrés par l’automatisation des tableaux de bord peuvent être constatés : un meilleur alignement entre la stratégie globale du groupe et les objectifs des opérationnels, une amélioration de l’évaluation de la performance, une décentralisation de la prise de décision et une plus grande réactivité face aux écarts de performance. D’ailleurs, le contrôleur de gestion peut jouer un rôle essentiel dans l’implémentation d’un outil d’informatique décisionnelle. En effet, ceux-ci doivent jouer un rôle d’arbitrage pour faire converger toutes les attentes des différentes fonctions de l’organisation vis à vis de l’outil BI. Les contrôleurs de gestion sont les mieux placés pour le réaliser car ils ont une vue d’ensemble de l’entreprise et auront donc une opinion plus objective que dans les autres divisions. Pour la même raison, ceux-ci sont bien placés pour juger de la pertinence du choix d’un indicateur de performance qui va être essentiel pour la mise en place de tableaux de bord automatisés. Enfin, selon l’institut Cima, l’informatique décisionnelle, de par les capacités qu’elle offre aux contrôleurs de gestion, va faire évoluer le métier vers l’analyse, déchargeant celui-ci de ses tâches les plus répétitives et chronophages. Cependant, cela n’est pas encore le cas pour les contrôleurs de gestion d'U-Shin Access Mechanism qui tiennent encore un rôle de pourvoyeur d’informations à destination des décideurs. En effet, ceux-ci sont responsables de la réalisation des reportings mensuels, des prévisions et des budgets et ne réalisent donc pas de missions d’analyse et de conseil. Malgré tout, ils sont en contact permanent avec les outils d’informatique décisionnelle et plus particulièrement Hyperion Enterprise qui a un rôle essentiel dans la réalisation de leur mission. Les données entrées sur Hyperion proviennent de SAP ERP qui est utilisé au sein de chaque fonction de l’entreprise. Aussi, l’utilisation de ces deux logiciels ne permettant pas aux décideurs de bénéficier de commentaires sur les écarts réalisés, de recevoir de la part des sites des propositions d’amélioration, ou encore de pouvoir accéder aux informations de façon permanente, U-Shin AM a démocratisé l’utilisation de Google Drive pour permettre tout cela et compléter le système d’information de l’entreprise. Notamment, l’utilisation d’Hyperion permet aux contrôleurs de gestion d’effectuer des opérations de consolidation de manière automatisée mais aussi d’assurer la collecte et la diffusion de données de manière plus rapide et flexible. Cependant, ceux-ci sont victimes de leur succès car ils reçoivent de nombreuses demandes de la part des autres fonctions pour obtenir des tableaux de bord et autres informations ce qui est assez chronophage. De plus, la difficulté d’appréhension de Hyperion et le manque de formation des contrôleurs de gestion des différents sites font que ceux situés à Créteil occupent une bonne partie de leur temps à assister Hyperion dans la réalisation de leur clôture mensuelle. Ces missions annexes font qu’ils ne disposent pas assez de temps à consacrer à leur cœur de métier à savoir à l’analyse et le conseil. Par conséquent, l’obsolescence de l’outil Hyperion Enterprise, son manque d’interactivité et la redondance des informations avec SAP et Google Drive remettent en question la présence de cet outil. En l’occurrence, il serait préférable pour U-Shin AM de mettre en place un nouveau logiciel BI, plus récent, plus complémentaire avec SAP ERP et permettant de bénéficier des même fonctionnalités que Google Drive à savoir l’interactivité et un accès facilité aux informations. De plus, la mise en place de tableaux de bord automatisés pourrait apporter beaucoup à l’entreprise. En mettant en place ces nouveaux outils, les contrôleurs de gestion du groupe pourront alors consacrer plus de temps à l’analyse des résultats, se rapprochant alors du processus de prise de décision, jouant alors plus qu’un rôle de simple pourvoyeur d’information. En résumé, malgré le fait que l’informatique décisionnelle représente un gain de temps quant à la réalisation de certaines opérations, elle amène aussi les contrôleurs de gestion à effectuer d’autres tâches aussi chronophages que répétitives. La mise en place d’un tel outil n’est donc pas toujours synonyme d’une évolution vers l’analyse et le conseil pour le contrôleur de gestion.
Mots-clés libres : Tableaux de bord (gestion), Contrôle de Gestion, business intelligence, U-Shin Access Mechanism, informatique décisionnelle, ERP, progiciel de gestion intégré, CRM, ETL, Hyperion, Google Drive, SAP ERP, 650 Gestion et organisation de l'entreprise
Couverture : FR